Datenschutzerklärung

1 | Wer sind wir?

Language Institute Regina Coeli B.V. und Regina Coeli Language Courses B.V. (nachstehend zusammen Regina Coeli, wir oder uns genannt) behandeln personenbezogene Daten mit Sorgfalt und in Übereinstimmung mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen.

Diese Erklärung gilt in dem Moment, in dem Sie unsere Dienstleistungen als Kunde in Anspruch nehmen, wenn Sie eine (Kontaktperson eines) Geschäftskontakts oder Lieferanten sind, wenn Sie sich bei uns um eine Stelle bewerben, wenn Sie unsere Website besuchen oder unseren Newsletter erhalten. Zu diesem Zeitpunkt sind wir für Ihre personenbezogenen Daten verantwortlich und sind Ihr Ansprechpartner.

Bei Fragen, Anmerkungen oder Beschwerden zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@reginacoeli.nl.

2 | Wann erheben wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir erheben und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ab dem Zeitpunkt, an dem Sie Ihre Daten auf unserer Website eingeben oder hinterlassen, sich für eine Stelle bei Regina Coeli bewerben oder sich anderweitig für die Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen oder unseres Newsletters anmelden oder angemeldet haben. Wir erheben daher Daten von jedem, der direkt oder indirekt mit uns in Kontakt tritt. Es kann auch sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten von Dritten erhalten, z. B. von Ihrem Arbeitgeber oder einem Portal, über das Sie sich anmelden.

3 | Welche personenbezogenen Daten verwenden wir und wofür?

Wir erheben personenbezogene Daten unserer Kunden zur Erbringung unserer Dienstleistungen, zum Abschluss und zur Durchführung eines Vertrags und in bestimmten Fällen zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen.

Zusätzliche Daten können erwünscht sein, um den Dienst besser auf Ihre Wünsche und Funktionen abzustimmen oder um spezifischeren Anfragen oder Verpflichtungen nachzukommen Sie sind verantwortlich für die Richtigkeit der Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen.

Kunden

Im Einzelnen werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um:

1. Ihnen die gewünschten Informationen zu übermitteln, Ihnen unseren Newsletter oder Broschüren/Flyer zuzusenden;
2. um die/das von Ihnen gewünschte Aufnahmeprüfung und/oder Sprachtraining einzutragen, verwaltungstechnisch abzuwickeln und in Rechnung zu stellen;
3. um das mit Ihnen vereinbarte, speziell auf Sie zugeschnittene Sprachtraining bereitzustellen und hierüber zu kommunizieren;
4. um eine eventuell eingereichte Beschwerde zu klären;
5. um den von uns auferlegten Gesetzen und Vorschriften zu entsprechen;
6. um Analysen und (Management-)Berichte zwecks Verbesserung unserer Dienstleistungen auszuführen.

Die Registrierung umfasst die folgenden Daten:

Personenbezogene Daten:

• Name, Adresse, E-Mail-Adresse und andere Kontaktdaten,
• Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Muttersprache,
• Bildungsstand,
• Funktion,
• Name und Adresse der überweisenden Behörde/dem Unternehmen, bei dem Sie beschäftigt sind,
• gegebenenfalls Name, Adresse, E-Mail-Adresse und andere Kontaktdaten Ihrer Kontaktperson,
• Schuldnerdaten.
  
  

(Personenbezogene) Daten bezüglich Ihres Sprachtrainings:

• Sprache und Art des Trainings, für das Sie sich interessieren/sich angemeldet haben (Zielsprache),
• Ihr Anfangs- und zu erreichendes Endniveau in der Zielsprache,
• Ihre Lernziele für das Sprachtraining;
• die Sprache, in der Ihnen etwas erklärt werden kann (Hilfssprache),
• Trainingstermine und dazu gebuchte Übernachtungen,
• erreichtes Niveau nach dem Ende des Sprachtrainings,
• ausgeführte E-Regina-Übungen,
• Ihre Anforderungen,
• Empfehlungen für die weitere Entwicklung Ihrer Sprachbeherrschung,

Im Rahmen der Personalbeschaffung und -auswahl erheben wir auch personenbezogene Daten von Bewerbern. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Ihre personenbezogenen Daten zu „Beginn“ des Bewerbungsverfahrens zu erheben. Im weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens werden die personenbezogenen Daten für die Ausarbeitung und Ausführung des Arbeitsvertrags benötigt. Wenn Sie bei uns beschäftigt werden, werden wir Sie um weitere Daten bitten und es gilt unsere interne Datenschutzrichtlinie. Unsere interne Datenschutzrichtlinie gilt auch, wenn Sie als Freiberufler mit uns zusammenarbeiten.

Bewerber

Im Einzelnen werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um:

1. Ihre Eignung und Verfügbarkeit zu beurteilen, wozu auch Beurteilungen und die Überprüfung von Referenzen gehören können, sofern dies für die Funktion relevant und in der Stellenbeschreibung angegeben ist;
2. ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen aufzubauen und zu pflegen und die dafür erforderliche Verwaltung durchzuführen;
3. wenn wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingegangen sind, um Gesetze und Vorschriften, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Identitätsfeststellung, Arbeitsrecht, Steuer- und Sozialversicherungsrecht, Betrugsbekämpfung und nationale und internationale Sanktionsgesetze einzuhalten.

Die Registrierung umfasst die folgenden Daten:

• Name, Adresse, E-Mail-Adresse und andere Kontaktdaten,
• Geburtsdaten, Geschlecht und Familienstand,
• Lebenslauf (Curriculum Vitae), Informationen über Ausbildung, Praktika und Berufserfahrung,
• sonstige Daten, die im Zusammenhang mit der Beurteilung der Eignung des Bewerbers wichtig sind oder sein können, z. B. Referenzen und Zeugnisse,
• Passfoto und Video (Einführung) - auf freiwilliger Basis,
• Daten über Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen und/oder Prüfungen, die Sie selbst oder über uns besucht oder abgelegt haben.

Wir erheben auch personenbezogene Daten von Website-Besuchern, Interessenten und (Kontaktpersonen von) Geschäftskontakten oder Lieferanten. Dies geschieht zum Beispiel, wenn Sie unsere Website besuchen, unser Kontaktformular ausfüllen, unseren Newsletter abonnieren, uns im Auftrag eines Lieferanten kontaktieren oder an einem Netzwerkveranstaltung oder einem Workshop teilnehmen. Ihre personenbezogenen Daten werden dann benötigt, um Ihre Kontaktanfrage zu beantworten, Ihnen den Newsletter zuzusenden oder die Beziehung zu pflegen, aber auch, um z. B. unsere Website und unsere Dienstleistungen zu verbessern. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten daher auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses, außer wenn Ihre Interessen oder Ihre Grundrechte und -freiheiten unsere Interessen überwiegen.

Wenn Sie ein Kunde oder Geschäftskontakt von uns sind und wir Ihnen unseren Newsletter, Broschüren oder Flyer zusenden, können Sie dem jederzeit bei uns widersprechen. Wenn Sie kein Kunde von uns sind, sondern ein Interessent, dürfen wir Ihnen diese Nachrichten nur dann zusenden, wenn wir durch eine Registrierung (z. B. über unsere Website) Ihre Einwilligung dazu erhalten haben.

Auf unserer Website verwenden wir auch Cookies. Dabei können auch personenbezogene Daten erhoben werden. Weitere Informationen zu unseren Cookies finden Sie unter unsere Cookie-Richtlinie.

Website-Besucher, Interessenten, Geschäftskontakte und Lieferanten

Im Einzelnen werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um:

1. Ihnen die gewünschten Informationen zu übermitteln, Ihnen unseren Newsletter oder Broschüren/Flyer zuzusenden,
2. Ihre Kontaktanfrage zu bearbeiten,
3. eine Lieferung abzuwickeln,
4. die Beziehung zu pflegen,
5. unsere Website zu verbessern und die Funktion unserer Systeme aufrechtzuerhalten und zu schützen,
6. eine optimale Erfahrung auf unserer Website zu bieten.

Die Registrierung umfasst die folgenden Daten:

• Name, Adresse, E-Mail-Adresse und andere Kontaktdaten,
• Telefonnummer - auf freiwilliger Basis,
• andere personenbezogene Daten, die bei der Kontaktaufnahme angegeben werden,
• abonnieren oder abbestellen des Newsletters.

 

4 | Mit wem teilen wir (einen Teil) Ihre(r) personenbezogenen Daten?

Wir beauftragen Unternehmen die unsere IKT verwalten. Diese Parteien verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur in unserem Auftrag und sind nicht befugt, Ihre personenbezogenen Daten eigenständig zu nutzen. Unsere Datenstandorte befinden sich innerhalb der Europäischen Union und in der Schweiz. Dies wird auch in einer Verarbeitungsvereinbarung vereinbart. Für die Schweiz hat die Europäische Kommission entschieden, dass die Schweiz ein angemessenes - und mit der Europäischen Union vergleichbares - Schutzniveau für personenbezogene Daten bietet. Dies wurde in einem so genannten Angemessenheitsbeschluss entschieden. So können wir Ihre personenbezogenen Daten sicher in die Schweiz übermitteln.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch an Unternehmen, die (in unserem Namen) Dienstleistungen erbringen oder Aufträge ausführen, an Behörden und andere Geschäftskontakte weitergeben. Dazu gehören:

• mit uns verbundene Unternehmen, Konzerngesellschaften und Tochtergesellschaften, soweit dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist,
• unsere Mitarbeiter, wenn dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist, wobei unsere Mitarbeiter stets vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind,
• andere Empfänger (als unabhängige Verantwortliche), wenn dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist und wir eine Grundlage dafür haben. Denken Sie dabei an die Hotels und Gaststätten, mit denen wir zusammenarbeiten,
• eine andere Partei, wenn dies aufgrund von Gesetzen, Gerichtsbeschlüssen oder (anderen) rechtlichen Verfahren, einschließlich einer Fusion, Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten oder im Falle einer Insolvenz, erforderlich ist.

 

5 | Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Die von uns gehandhabten Aufbewahrungsfristen hängen von dem Zweck ab, für den wir Ihre personenbezogenen Daten erhoben haben, und davon, ob es eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht zu beachten gibt.

Wenn Sie ein Kunde von uns sind, bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten höchstens bis zu 5 Jahre nach Beendigung des Sprachtrainings auf, außer wenn wir einen Antrag auf frühere Löschung Ihrer personenbezogenen Daten erhalten. Wir können der Löschung nicht (vollständig) nachkommen, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (länger) speichern müssen, z. B. wegen einer gesetzlichen Verpflichtung. Beispielsweise müssen wir einige Daten für finanzielle und administrative Zwecke sieben Jahre lang speichern.

Die Daten von Bewerbern werden auf Ihren Wunsch hin, spätestens aber vier Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, außer wenn Sie uns die Einwilligung gegeben haben, Ihre personenbezogenen Daten für bis zu einem Jahr nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu speichern. Auf diese Weise können wir Sie zu einem späteren Zeitpunkt für ein anderes Stellenangebot kontaktieren.

Sind Sie ein Website-Besucher, Interessent oder (Kontaktperson eines) Geschäftskontakt(s) oder Lieferant und wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, uns eine Kontaktanfrage senden, an einer Netzwerkveranstaltung teilnehmen oder uns auf andere Weise kontaktieren, speichern wir Ihre Daten so lange, wie es für die Erfüllung Ihrer Wünsche erforderlich ist. Danach werden wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, in jedem Fall aber 12 Monate nach dem letzten Kontaktmoment. Beispielsweise müssen wir einige Daten für finanzielle und administrative Zwecke sieben Jahre lang speichern.

6 | Wie haben wir Ihre personenbezogenen Daten geschützt?

Regina Coeli unternimmt alle Anstrengungen, um Ihre personenbezogenen Daten optimal vor unberechtigter Nutzung zu schützen. Dies geschieht durch physikalische, administrative, organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen. So haben beispielsweise nur befugte Mitarbeiter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.

Wenn und soweit Daten an andere übermittelt werden, die in unserem Auftrag Dienstleistungen erbringen oder Aufträge ausführen, haben wir mit ihnen vereinbart, dass sie die personenbezogenen Daten ebenfalls optimal schützen.

7 | Kameraüberwachung

Der Einsatz von Kameraüberwachung gilt ebenfalls als eine Form des Schutzes, stellt aber auch eine Form der Verarbeitung personenbezogener Daten dar. An unseren Standorten findet Kameraüberwachung ausschließlich aus folgenden Gründen statt:

• zum Schutz der Sicherheit und Gesundheit von Personen,
• zur Kontrolle im Gebäude und auf dem Gelände des Instituts,
• zur Überwachung der im Gebäude und auf dem Gelände von Regina Coeli befindlichen Gegenstände.

Wo Kameras installiert sind, ist dies deutlich gekennzeichnet. Diese Daten werden nicht länger als sieben Arbeitstage aufbewahrt, außer wenn besondere Vorfälle aufgezeichnet wurden.

8 | Was sind Ihre Rechte?

Sie haben einige Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Im Folgenden erläutern wir, welche Rechte Sie haben und wie Sie sie geltend machen können.

Recht auf Einsicht und Auskunft
Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben und verwenden. Dabei haben Sie auch Anspruch auf (zusätzliche) Informationen, wie sie in dieser Erklärung dargelegt sind.

Recht auf Berichtigung
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten berichtigen zu lassen, wenn sie objektiv falsch sind.

Recht auf Datenlöschung
Sie haben das „Recht auf Datenlöschung“. Dies wird in Anführungszeichen gesetzt. Denn nicht immer ist es uns erlaubt, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen. Manchmal ist die Verwendung noch notwendig, z. B. zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder zur Einleitung, Ausübung oder Begründung von rechtlichen Verfahren. Wir wägen es daher immer ab, wenn dieser Antrag gestellt wird.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie können die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen auch einschränken (lassen).

Mitteilung über Berichtigung, Löschung oder Einschränkung
Sofern dies nicht unmöglich ist oder einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordert, werden wir die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten über die Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung informieren.

Recht auf Übertragbarkeit
Unter bestimmten Umständen können Sie uns auffordern, Ihre personenbezogenen Daten an eine andere Partei zu übertragen.

Recht auf Widerspruch
Darüber hinaus können Sie unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns (oder von uns beauftragten Dritten) widersprechen, zum Beispiel wenn Sie Kunde sind und wir Ihre Daten verwenden, um Ihnen unseren Newsletter, Broschüren oder Flyer zuzusenden.

Widerruf der Einwilligung
Wenn wir Sie um Ihre Einwilligung gebeten haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Gültigkeit der Verwendung der Daten vor ihrem Widerruf.

Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutz-Aufsichtsbehörde, der Autoriteit Persoonsgegevens, einzureichen. Siehe hier.

Wenn Sie ein persönliches Konto bei uns haben, können Sie die wichtigsten Daten jederzeit selbst einsehen und bearbeiten. Darüber hinaus können Sie eine detaillierte Anfrage an uns richten, indem Sie eine E-Mail an privacy@reginacoeli.nl, mit Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse senden.

Wir werden Ihre Anfrage so schnell wie möglich beantworten, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Erhalt Ihrer Anfrage. Dabei werden wir auch prüfen, ob und inwieweit wir Ihrer Bitte laut dem Gesetz nachkommen können und müssen. Sollte eine längere Frist erforderlich sein, werden wir Sie hierüber ebenfalls informieren. Die Einreichung und Bearbeitung Ihrer Anfrage ist grundsätzlich kostenlos, außer wenn Ihre Anfrage beispielsweise unverhältnismäßig häufig gestellt wird.

9 | Fragen, Kommentare und Änderungen

Wenn Sie Fragen, Kommentare oder Beschwerden über den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben oder wenn Sie einen Verstoß gegen die Datenschutzbestimmungen vermuten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter privacy@reginacoeli.nl oder schriftlich an:

Language Institute Regina Coeli B.V., z. H. des Datenschutzbeauftragten
Martini-Allee 12
5262 BR Vught